Ogni giorno, nel mondo, vengono inviate più di 300 miliardi di email; uno strumento di lavoro, di comunicazione e di relazione tra conoscenti e sconosciuti.

Scrivere una email è quindi un vero e proprio modo di comunicare, per farlo bene basta seguire questi consigli.

1 – Specificare sempre il nome del destinatario: Un’email che non si rivolge al destinatario diretto trasmette un senso di trascuratezza e impersonalità. E’ bene sempre nominare il destinatario rivolgendosi in maniera diretta “Dott. Rossi,  Sig.ra Maria, Sig. Bianchi”, portando a loro maggior attenzione.

2 – Non perdere tempo in lunghe introduzioni: Vista ormai la vita frenetica di molti di noi, il messaggio non deve essere troppo lungo. Attraverso lo smartphone, tendenzialmente, si leggono solo le prime righe, è quindi perdersi in lunghe introduzioni.

3 – Fate domande chiuse: Se abbiamo bisogno di una risposta precisa è bene limitare la domanda aperta (Che cosa ne pensi?, Che cosa faresti tu?). Sicuramente è più efficace porre domande chiuse, quelle a cui è possibile rispondere con un “Sì”, “No”, “Sono d’accordo” o “Non si può fare”.

4 – Nuova funzione per il Post Scriptum: Il post scriptum ha cambiato funzione, non serve più ad aggiungere un dettaglio dimenticato ma ad evidenziare un elemento molto importante, che nel testo dell’email si perderebbe sicuramente affogato nei vari testi.

5 – Attenzione alla copia nascosta: Sono i destinatari in copia che gli altri non possono vedere. Da usare solo per proteggere la privacy dei singoli destinatari quando scriviamo lo stesso messaggio ad una lista di persone specifica. Importante però è sempre indicare come destinatario noi stessi, questo per evitare che il messaggio finisca in qualche cartella SPAM.

Questi sono alcuni suggerimenti per essere compresi al meglio attraverso una email, per non passare inosservati e soprattutto per dar vita ad una comunicazione chiara e corretta.